Прямая аренда офиса. На что обратить внимание?

Каждой фирме необходимо офисное помещение. Поскольку приобретение в собственность могут позволить себе только очень крупные компании, аренда нового офиса является самым доступным решением этой проблемы.

Что входит в аренду?

Помимо самой площади помещения, в арендную плату также могут включаться:

• услуги телефонии и Интернет;
• коммунальные платежи;
• уборка помещений;
• охрана.

Также следует поинтересоваться, работает ли арендодатель с НДС. Если предполагается, что в офис будут приходить клиенты, то важное внимание уделяется отделке помещения. Если офису требуется косметический ремонт, то следует уточнить, будут ли эти расходы включены в счет арендной платы.

Немаловажное значение имеет само расположение офиса, наличие вблизи транспортных развязок и парковки. Все это напрямую влияет на размер арендной платы.

Услуги риелтора

Искать помещение под офис можно двумя способами: самостоятельно или воспользоваться услугами риелтора.

Последний сделает за вас большую часть работы. Вам же останется только осматривать подходящие варианты. Главное правильно выбрать агентство и указать, в какие сроки вам требуется найти помещение. Вполне возможно, что ждать предложений придется долго. Поэтому лучше обратиться к нескольким риелторам одновременно.

Но их услуги придется оплатить. Это может быть 100% комиссия от стоимости месяца аренды. Но встречается и такой вариант, когда договор аренды заключается с агентством.

И здесь есть ряд недостатков:

1. стоимость аренды будет сравнительно выше, чем при прямом договоре с собственником;
2. чтобы провести какие-то ремонтные работы потребуется согласование, которое займет достаточно много времени;
3. сложнее договориться о дополнительных условиях.

Прямая аренда от собственника

Найти офисное помещение напрямую без посредников довольно сложно. Большинство объявлений размещаются риелторами. Тем не менее, это возможно, хотя и потребует более длительного времени и финансовых затрат.

Зато преимущества прямой аренды видны сразу:

1. можно попробовать сбить цену;
2. существенная экономия на комиссионных посредникам;
3. легче договориться о проведении различных ремонтных работ, а также уговорить собственника включить их в счет оплаты;
4. во время кризисных ситуаций, всегда можно договориться об отсрочках платежей или «выбить» для себя более льготные условия;
5. можно заключить договор на длительный срок без увеличения арендной платы.

Общаясь напрямую с собственником, со временем можно установить доверительные отношения, что только способствует быстрому решению возникающих вопросов, часто в пользу арендатора.

С кем лучше заключать договор аренды: с юридическим или физическим лицом? Как показывает практика, лучше юридическое лицо. Все расходы на телефонию, Интернет, коммунальные услуги, наем уборщиц часто входят в арендную плату. Нередко организация предоставляет охрану помещений, как сигнализацию, так и пропускной пункт.

С организацией проще вести дела, поскольку она понимает многие рабочие вопросы.
С физическим лицом также можно договориться. Но будьте готовы к периодическому повышению арендной платы, самостоятельной оплате всех коммунальных платежей, телефонии и т.п. Некоторые собственники ревностно относятся к своей собственности. Они могут приходить, когда захотят, чтобы осматривать помещение и иметь запасной комплект ключей, что не гарантирует безопасности ваших документов.

По некоторым вопросам можно столкнуться с непониманием. Например, если требуется поставить гипсокартонные перегородки или перекрасить стены помещения в цвета фирмы, то можно столкнуться с категорическим отказом, чаще всего ничем не обоснованным.

Заключение договора аренды

Перед тем, как подписывать какие-либо бумаги, попросите собственника предъявить:

• документ, удостоверяющий право распоряжаться данной площадью;
• план помещения от БТИ;
• если это юр. лицо, то уставные документы, если физ. лицо, то паспорт.

Желательно, если вам покажут оригиналы документов. Следует крайне внимательно относиться к копиям. Подделывают документы не только при сдаче в аренду квартир, но и офисов!

Следующим шагом станет обсуждения размера арендной платы, сроки оплаты, а также, что входит в ее состав. Помните то, что считалось само собой разумеющемся на прошлом месте аренды, здесь может оплачиваться отдельно. Если оплата телефонных разговоров происходит за счет собственника, отдельно уточните по поводу междугородних переговоров. Они, как правило, оплачиваются отдельно арендаторами.

Также обратите внимание, чтобы в договоре указывался адрес помещения, его площадь, а также были правильно заполнены реквизиты обеих сторон.